Обсудим особенности обработки персональных данных в негосударственных пенсионных фондах

16 марта пройдет семинар по персональным данным, на этот раз – для негосударственных пенсионных фондов, пенсионных администраторов, страховых и управляющих компаний, который мы проводим совместно с Национальной ассоциацией негосударственных пенсионных фондов (НАПФ), а точнее – ее Учебно-методическим информационным центром.

Опыт наших проектов в этих организациях показывает, что их деятельности присуща специфика, существенно отличающая их от других операторов персональных данных, что требует отдельного анализа и обоснования правовых оснований обработки персональных данных, их допустимого состава.

В первую очередь, это связано с категориями субъектов, чьи данные обрабатываются в фондах. Помимо обязательных для всех операторов работников, их родственников, соискателей вакантных должностей, посетителей, представителей контрагентов и субъектов персональных данных, значительное количество сведений относится к вкладчикам, участникам фонда и клиентам по негосударственному пенсионному обеспечению, страхователям и застрахованным лицам, правопреемникам участников фонда и застрахованных лиц, выгодоприобретателям, а также агентам фонда, действующим на основании договора и обязавшихся совершать по поручению фонда действия как от своего имени, но за счет фонда, так от имени и за счет фонда. Для каждой такой категории необходимо определить наличие предусмотренных законом оснований для обработки данных, необходимость получения согласия и его форму, состав сведений, необходимых и достаточных для достижения предопределенных целей обработки, но не выходящих за установленные ими пределы.

Да и перечень законов и иных нормативных правовых актов, содержащих основания обработки персональных данных, помимо традиционного закона «О персональных данных» и Трудового и Гражданского кодексов РФ дополняется большим количеством документов, устанавливающих те или иные нормы, к примеру:

·         ФЗ от 07.05.1998 № 75-ФЗ «О негосударственных пенсионных фондах»;

·         ФЗ от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»;

·         ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»;

·         ФЗ от 24.07.2002 № 111-ФЗ «Об инвестировании средств для финансирования накопительной части трудовой пенсии в Российской Федерации»;

·         Постановление Правительства РФ от 03.11.2007 № 742 «Об утверждении Правил выплаты негосударственным пенсионным фондом, осуществляющим обязательное пенсионное страхование, правопреемникам умершего застрахованного лица средств пенсионных накоплений, учтенных на пенсионном счете накопительной части трудовой пенсии»;

·         Постановление Правительства РФ от 21.12.2009 № 1048 «Об утверждении Правил единовременной выплаты негосударственным пенсионным фондом, осуществляющим обязательное пенсионное страхование, средств пенсионных накоплений лицам, которые не приобрели право на установление трудовой пенсии по старости»

·         Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению».

И в каждом из документов содержатся обязательные требования, которые необходимо учесть при организации работы негосударственного пенсионного фонда, разработки локальных нормативных актов, договоров с контрагентами и субъектами персональных данных.

Часть этих норм требует для их реализации дополнительных усилий, а часть, напротив, существенно облегчает деятельность оператора, освобождая его от весьма трудоемких, а иногда и затратных действий по реализации норм закона «О персональных данных». Крайне важными здесь представляются положения статьи 15 закона «О негосударственных пенсионных фондах», к которым в свое время приложил руку и я, в соответствии с которыми фонд не обязан получать согласие вкладчиков-физических лиц, страхователей-физических лиц, участников, застрахованных лиц, выгодоприобретателей на обработку персональных данных, касающихся состояния здоровья указанных лиц и предоставленных ими или с их согласия третьими лицами в объеме, необходимом для исполнения договора, а также право фонда поручить обработку персональных данных указанных выше лиц организациям при определенных условиях.

В ходе семинара будет рассмотрена позиция регулятора и надзорного органа в отношении негосударственных пенсионных фондов – Банка России, связанная с организацией обработки персональных данных и обеспечением информационной безопасности, новые тенденции ее правового регулирования, озвученные на магнитогорском форуме по банковской безопасности. 

В заключении семинара будет подробно проанализирована система контроля и надзора за соблюдением законодательства о персональных данных, ее изменения, произошедшие после 1 сентября 2015 года, примеры из практики надзорной деятельности, типичные нарушения, выявляемые при проведении надзорных мероприятий и мероприятий систематического наблюдения, а также практика разрешения судебных споров, связанных с персональными данными.

Учитывая, что во многих негосударственных пенсионных фондах подразделений по информационной безопасности традиционно нет, а занимаются описанными выше проблемами самые разные специалисты, мы вместе с НАПФ надеемся, что семинар поможет им разобраться в непростых вопросах и обеспечить соответствие обработки персональных данных всех категорий субъектов закону. 

Персональные данные в негосударственных пенсионных фондах

Когда речь идет о проектах, связанных с приведением порядка обработки персональных данных в соответствие с федеральным законодательством, очень часто приходится слышать мнение, что дело это простое, шаблонное, думать особо не надо, требования закона одни для всех и т.д. То есть, проблем нет – взял в интернете любой шаблон, подставил нужное название – и все дела. С результатами такого подхода мы сталкивались не раз, когда после прочтения документов, уже имеющихся у клиентов и сделанных весьма солидными компаниями понять, чем занимается оператор, чьи данные, и зачем он обрабатывает, было абсолютно нельзя. Ну, когда торчат ушки другого заказчика, это понятно, тут и обсуждать нечего. А вот когда при всем желании нельзя определить, для кого написаны положение и политика – для банка, провайдера вычислительных услуг или трубного завода – случай уже клинический, хотя и не редкий.

Так получилось, что за прошедший год наше агентство сделало несколько проектов для негосударственных пенсионных фондов, промежуточным итогом которых стало участие в подготовке изменений законодательства, о котором я писал.

На примере этих проектов как раз и можно разобраться, насколько такая работа шаблонна, и чем один проект отличается от другого.

Первая и главнейшая задача – выявить все категории субъектов, чьи данные необходимы фонду для выполнения своих функций в соответствии с законом. В дополнение к традиционным категориям, характерным для каждого из операторов – работникам (в том числе бывшим), соискателям вакантных должностей, представителям контрагентов и посетителям  добавляются весьма специфические группы: вкладчики и участники фонда (а это не всегда одно и то же), застрахованные лица, заключившие договора об обязательном пенсионном страховании, и лица, в пользу которых заключены договора о создании профессиональной пенсионной системы, правопреемники участников фонда и застрахованных лиц (не будем забывать о бренности жизни и сроках, когда наступают выплаты), страхователи, представители субъектов, обращающиеся в фонд по их поручению и др.  

Для каждой такой категории необходимо четко определить правовые основания обработки данных, при необходимости – способы получения согласия на это субъектов (оно должно быть конкретным, информированным и сознательным, и при необходимости оператору придется это доказывать), сформулировать цель обработки персональных данных и конкретные группы сведений, которые необходимо обрабатывать фонду как оператору. Здесь не обойтись без анализа специальных законов. Кроме очевидного «О негосударственных пенсионных фондах» придется покопаться и в таких, как «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений», «Об инвестировании средств для финансирования накопительной части трудовой пенсии в Российской Федерации» и так далее... Эти законы очень важны для определения не только состава обрабатываемых персональных данных, но и сроков их хранения. Например, выяснится, что персональные данные, связанные с трансфер-агентской деятельностью, должны храниться в фонде 6 лет. Или что одной из целей обработки персональных данных работников и их близких родственников является предотвращение конфликтов интересов, для чего необходимы весьма специфические сведения – о наличии у должностных лиц фонда и их родственников в собственности ценных бумаг или долей в уставном капитале организаций, в которые инвестированы средства пенсионных накоплений и наличии заинтересованности в изменении их рыночной цены.

В каждом фонде появляется своя специфика, связанная, например, с размещением вычислительной инфраструктуры в коммерческом облаке или дата-центре по схеме SaaS, PaaS или IaaS (а это сегодня – сплошь и рядом, при этом регулирование отношений между провайдером и фондом может быть осуществлено по совершенно разным схемам), привлечением различного рода организаций – колл-центров, служб доставки, рекламных, ивент-агентств и т.д к работе с клиентами фонда (существующими и потенциальными), и опять-таки, необходимость оценки правовых оснований и условий передачи им персональных данных, наличием и содержанием поручения на обработку. Для агентов и брокеров, действующих в интересах пенсионного фонда, целью такого поручения может быть и сбор персональных данных для заключения фондом в дальнейшем договора пенсионного обеспечения с субъектом.

Все эти вопросы необходимо отразить в локальных актах фонда, в том числе – политике в отношении обработки персональных данных. Если фонд создает на своем сайте для клиентов такой популярный сервис, как личный кабинет, политика должна быть опубликована на сайте обязательно.

И заключительный момент – оценка необходимости направления фондом уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор. По нашему опыту, под исключения, определенные частью 2 ст.22 ФЗ «О персональных данных», негосударственные пенсионные фонды не подпадают в силу наличия категорий субъектов, не являющихся участниками или выгодоприобретателями по договорам пенсионного страхования и обеспечения. К тому же фраза «персональные данные также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта персональных данных и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных» и отсутствие в нем упоминания таких оснований для предоставления персональных данных, как случаи, предусмотренные федеральными законами, вообще ставит под сомнения существование исключений в принципе. И практика применения Роскомнадзором ст.19.7 КоАП такой вывод подтверждает.

Вот, если коротко, что такое учет специфики деятельности негосударственного пенсионного фонда оператора. А более подробно об этом можно будет поговорить 16 октября на конференции «Защита персональных данных и автоматизация на финансовом и пенсионном рынках», которую организует и проводит Национальная ассоциация негосударственных пенсионных фондов, пригласившая меня принять участие в мероприятии.